Urząd Pracy w Pleszewie stawia na „ludzką twarz” cyfryzacji. Choć instytucja dysponuje ogromnymi środkami, dyrektor Piotr Janiak zaznacza, że fundamentem rewolucji ostatnich lat jest zmiana mentalności i podejścia do klienta.
Rozmowa z Piotrem Janiakiem, dyrektorem Powiatowego Urzędu Pracy w Pleszewie
Cofnijmy się do czerwca 2020 roku. Objął pan stanowisko w bardzo trudnym momencie. Trwał locdown. Jak wyglądały te pierwsze dni w fotelu dyrektora pośredniaka?
To prawda, ten czas był bardzo trudny. Trwał locdown. Byliśmy w samym centrum realizacji tzw. Tarczy Antykryzysowej. Do rozpatrzenia i wypłaty mieliśmy kwotę przekraczającą 50 milionów złotych. To były pieniądze, które decydowały o „być albo nie być” tysięcy firm w naszym powiecie. To był najtrudniejszy czas pod względem logistycznym w całej mojej, ponad pięcioletniej, kadencji. Urząd musiał działać, a ludzie nie mogli się zarażać. Podzieliliśmy załogę na odizolowane zespoły, stworzyliśmy specjalne strefy. Chodziło o to, by w razie kwarantanny jednego działu, reszta mogła dalej wypłacać pieniądze. Wiedzieliśmy, że każda godzina zwłoki przy obsłudze tych tysięcy wniosków to ryzyko masowych zwolnień grupowych w regionie. Dziś, z perspektywy czasu, widzę, że to się udało. Jako jeden z ponad 300 powiatów w Polsce, pleszewski urząd pracy zdał egzamin z zarządzania kryzysowego.
Z tego kryzysu narodziło się jednak coś, co dziś jest standardem - cyfryzacja.
Ministerstwo wprowadziło wtedy wnioski elektroniczne, co było dla nas zbawienne, bo niemal całkowicie wyeliminowało konieczność kontaktu bezpośredniego. Na bazie tych doświadczeń budujemy dzisiejszy model pracy. Już teraz wszystkie sprawy związane z zatrudnianiem cudzoziemców czy Krajowym Funduszem Szkoleniowym (KFS) załatwiamy wyłącznie drogą elektroniczną.
Czy to oznacza, że pewne grupy klientów już teraz nie muszą pojawiać się w urzędzie osobiście?
Tak, i to jest proces nieuchronny. Podkreślić trzeba, że nowoczesne technologie mają wspierać naszych klientów, a nie zastępować, czy wręcz eliminować bezpośredni kontakt.
Najlepszym przykładem jest obsługa cudzoziemców, o której wspomniałem. Od 2025 roku wszystkie wnioski dotyczące powierzenia pracy czy oświadczeń dla obcokrajowców są rozpatrywane tylko i wyłącznie elektronicznie. To ogromna zmiana, bo w naszym powiecie zapotrzebowanie na pracowników z zagranicy wciąż jest spore, zwłaszcza w branżach sezonowych, rolnictwie czy przetwórstwie. Cały proces odbywa się przez portal praca.gov.pl. Pracodawca składa wniosek, my go weryfikujemy w systemie i odsyłamy decyzję. Wiemy jednak, że dla niektórych pracodawców to wciąż nowość, dlatego w naszym „Punkcie dla Ciebie” oraz przy ewidencji stworzyliśmy specjalne stanowiska, gdzie pomagamy tym przedsiębiorcom oswoić system.
Czy cyfryzacja pana zdaniem faktycznie przyspieszyła pewne procesy?
Z punktu widzenia przedsiębiorcy - przyspieszyła. Jeśli pracodawca ma poprawnie skonfigurowane konto i komplet dokumentów, to złożenie wniosku zajmuje mu 15 minut o dowolnej porze dnia, nawet w nocy czy w weekend. My z kolei możemy szybciej reagować. Chcemy, by każdy kontakt z nami, czy to przez ekran monitora, czy osobiście, wiązał się z konkretną wartością dodaną: nową ofertą, propozycją szkolenia czy analizą sytuacji zawodowej. Podpis dla samego podpisu w XXI wieku nie ma już najmniejszego sensu.
Jak przez te pięć lat zmienił się sam bezrobotny? Czy profil osoby zarejestrowanej w Pleszewie jest dziś inny niż w 2020 roku?
Struktura osób bezrobotnych w naszym powiecie uległa niemal całkowitemu odwróceniu i to jest coś, z czego jestem bardzo dumny. Kiedy zaczynałem, w statystykach dominowały trzy grupy: młodzi do 30. roku życia, osoby powyżej 50-tki oraz tzw. długotrwale bezrobotni. Od początku postawiliśmy wówczas na wsparcie młodzieży. Nasze projekty pilotażowe, jak „Kompaktowa Młodzież” czy późniejszy „Punkt dla Ciebie”, okazały się strzałem w dziesiątkę. Projekt był na tyle innowacyjny, że prezentowaliśmy go w ministerstwie jako wzór. Dziś sytuacja w Pleszewie jest wyjątkowo szczęśliwa - procentowo mamy znacznie mniej bezrobotnej młodzieży niż inne powiaty w kraju. To nie stało się samo. To efekt tego, że „Punkt dla Ciebie” funkcjonuje u nas jako stałe miejsce wsparcia, mimo że programy pilotażowe teoretycznie się zakończyły. Co więcej, ten model ewoluuje. Widząc potrzeby rynku, stworzyliśmy w jego ramach „Silver Punkt”, skierowany do osób starszych, a nawet w wieku emerytalnym. Jesteśmy elastyczni - jeśli zobaczymy, że opieki wymaga inna grupa społeczna, skierujemy tam siły i środki.
Sukcesy w walce z bezrobociem wśród młodych są widoczne, ale czy ci młodzi ludzie i pozostali szukający pracy trafiają w konkretne potrzeby lokalnych firm? Skoro mowa o fachowcach - Barometr Zawodów dla powiatu pleszewskiego wskazuje na ogromne deficyty. Kogo brakuje najbardziej na rynku?
Trzon deficytowy to niezmiennie budowlanka, mechanika i szeroko pojęte kotlarstwo, które jest specyfiką naszego regionu. Ale barometr pokazuje też nową, niepokojącą tendencję - brak nauczycieli. I nie mówimy tu już tylko o nauczycielach języków obcych, bo to deficyt odwieczny. Dziś brakuje nauczycieli wychowania fizycznego, biologów, chemików, psychologów, czy nauczycieli wspomagających. Deficyt poszukujących pracy występuje również w zawodach medycznych, logistyce, księgowości, a także coraz częściej dotyczy specjalizacji wykreowanych w związku z rozwojem sztucznej inteligencji. Pracodawcy w naszym powiecie zaczynają poszukiwać analityków danych, inżynierów AI, czy specjalistów etyki AI. Zresztą rynek pracy w Pleszewie stoi mikro i małymi firmami prywatnymi. I to one dyktują warunki.
Czy fakt, że ponad 90 procent lokalnej gospodarki to właśnie mikro-firmy, o których pan wspomniał, to dla powiatu błogosławieństwo czy jednak pewne ryzyko? Z jednej strony daje to elastyczność, ale z drugiej - czy tacy „mali” pracodawcy są w stanie zagwarantować stabilność zatrudnienia w trudniejszych czasach?
I tak, i nie, choć lata współpracy z lokalnymi przedsiębiorstwami pozwalają mi na stwierdzenie, że to właśnie w połączeniu z różnorodnością branż i niezwykłą przedsiębiorczością naszych mieszkańców stanowi o sile pleszewskiej gospodarki. Jeśli mielibyśmy w powiecie tylko kilku wielkich pracodawców i jeden z nich by zbankrutował, mamy katastrofę społeczną. Mikro-firmy, które stanowią ponad 90% naszej struktury, dają gospodarce właśnie tę niesamowitą elastyczność. Mały przedsiębiorca szybciej zmieni profil działalności, dostosuje się do rynku. Nawet jeśli jedna taka firma zniknie, to jest to „punktowe wyłączenie”, a nie strata tysiąca miejsc pracy. Przewaga mikro i małych firm to dla nas jako instytucji wspierającej lokalny biznes również wielka wartość dodana. Pozwala nam to na budowanie trwałych, lokalnych relacji i pełnienie roli realnego partnera doradczego z jednej strony, oraz wysoką efektywność programów wsparcia z drugiej strony.
Na ostatnim posiedzeniu Rady Rynku Pracy budżet z tzw. algorytmu na 2026 rok dla PUP został określony jako „śmiesznie niski”. Skąd taki drastyczny spadek?
Faktycznie budżet na 2026 rok jest ambitnie niski, i to w całym kraju, nie tylko u nas. Na start, na rok 2026 otrzymaliśmy zaledwie 20% tego, co mieliśmy w 2025 roku. Ta kwota – 582 tysiące złotych – wystarcza na pokrycie już zaciągniętych zobowiązań i podstawową obsługę techniczną. Dodatkowo w naszym przypadku dochodzi paradoks systemu, w którym funkcjonujemy. Algorytm, czyli środki odgórnie przydzielane urzędom, opiera się na trzech parametrach: liczbie podmiotów gospodarczych, liczbie osób młodych i liczbie osób długotrwale bezrobotnych. Ponieważ my w Pleszewie bardzo skutecznie te dwie ostatnie grupy aktywizujemy i wyciągamy z bezrobocia, system „karze” nas mniejszą dotacją. Sytuację ratuje fakt, że jesteśmy niesamowicie skuteczni w pozyskiwaniu innych środków. Mamy Krajowy Fundusz Szkoleniowy, gdzie dysponujemy kwotą ponad 3 milionów złotych - co stawia nas w czołówce województwa, tuż za wielkimi miastami jak Poznań czy Kalisz. Mamy też projekty unijne EFS+, dzięki którym finansujemy staże i dotacje na własną działalność. Będziemy też walczyć o rezerwy ministerialne. Jeśli środki będą dzielone w trybie konkursowym, to my te pieniądze zdobędziemy, bo pomysłów nam nie brakuje.
Skupiacie się ostatnio mocno na doradztwie zawodowym, ale chcecie to robić inaczej niż dotychczas. Jak ma wyglądać „doradztwo XXI wieku”?
Chcemy „odczarować” doradztwo z tej starej, nudnej formy, którą wielu z nas pamięta ze szkoły – wypełniania smutnych testów, z których nic nie wynikało. Zapraszamy dzieci i młodzież do działania. Nie pytamy co chcesz robić w życiu zawodowym, czy jaki powinien być Twój szef? Mówimy pokaż nam to. Stwórz krótki film, ciekawą pracę plastyczną. Stąd konkurs Top in Job, Szef jak z bajki. Rozmawiamy za to o zdrowiu i bezpieczeństwie w pracy, organizujemy koncerty rockowe połączone z profilaktyką uzależnień, także warsztaty muzyczne na temat cyberprzemocy i walki z hejtem w sieci, życiu codziennym i w pracy. Wchodzimy do szkół podstawowych i to już do siódmych klas. Dlaczego siódmych? Bo w ósmej klasie jest już za późno. Pewne decyzje są już podjęte. Chcemy również prowadzić rozmowy np. na wywiadówkach z rodzicami. Musimy uświadamiać im, że szkoła branżowa to nie jest koniec świata ani „zamknięta ścieżka”. Dzisiaj fachowiec z dyplomem zawodowym może zarabiać więcej niż magister w biurze, a drogę do matury czy studiów ma cały czas otwartą. Chcemy wydobyć z tych dzieciaków to, co naprawdę chcą robić. Często słyszymy: „nie wiem”. Naszą rolą jest pokazanie im różnych ścieżek na podstawie nowoczesnych testów predyspozycji. Ale ostateczna decyzja musi należeć do nich. Nie chcemy aktywizować na siłę. Skończyliśmy z erą urzędu, w którym stało się po pieczątkę pod groźbą wyrejestrowania. Jeśli doradca widzi, że ktoś w danym momencie nie może podjąć pracy z różnych istotnych powodów nie zmuszamy go. Skupiamy się na tych, którzy chcą coś zmienić i w nich właśnie chcemy inwestować. Wspólnie z Centrum Kształcenia Zawodowego w Pleszewie tworzymy Powiatową Sieć Wsparcia Doradztwa Zawodowego, czyli przestrzeń do współpracy pomiędzy doradcami zawodowymi i nauczycielami szkół prowadzonych przez różne samorządy, a także integracji działań podejmowanych przez różne instytucje i osoby w zakresie doradztwa zawodowego na terenie powiatu pleszewskiego.
Na czym jeszcze będziecie oszczędzać, a w co inwestować w nadchodzących latach?
Inwestujemy w człowieka. Fach w ręku to podstawa, ale równie ważna jest zdolność do przekwalifikowania się. Żyjemy w czasach sztucznej inteligencji. Wiele zawodów zniknie, ale pojawią się nowe. Kluczem jest elastyczność. Dalej będziemy oferować staże. Wprowadzono jednak w tym przypadku nowe zasady. Dana osoba może być na stażu lub stażach łącznie maksymalnie 24 miesiące, a u jednego pracodawcy tylko 12. Okres jednego stażu obecnie wynosi w zależności od projektu od 3 do 6 miesięcy. Obowiązek zatrudnienia po stażu staje się koniecznością warunkującą jego otrzymanie. Zazwyczaj są to trzy miesiące u tego samego pracodawcy. Dalej będziemy wspierać dotacjami powstawanie małych firm – rokrocznie dzięki nam powstaje ich około stu. Na naszym terenie wciąż jest duże zainteresowanie własnym biznesem. Jeśli chodzi o kobiety, to są to kosmetyczki i fryzjerki. U panów dominuje budowlanka i mechanika.
Wspomniał pan również o środkach z Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Kto będzie mógł z nich skorzystać?
To, co wydarzyło się w przepisach dotyczących KFS w tym roku, nazywam „otwarciem drzwi dla każdego”. Do tej pory system był dość sztywny – z dofinansowania do szkoleń, studiów podyplomowych czy egzaminów mógł skorzystać tylko pracodawca i pracownik zatrudniony na umowę o pracę. To powodowało, że ogromna grupa ludzi na rynku była po prostu wykluczona z profesjonalnego rozwoju za publiczne pieniądze. Od tego roku katalog osób uprawnionych rozszerza się w sposób, na który czekaliśmy latami. Po pierwsze, dochodzą osoby pracujące na umowach zlecenia. To potężna grupa, często młodych ludzi lub specjalistów, którzy do tej pory musieli płacić za kursy z własnej kieszeni. Po drugie – i to jest absolutna nowość – wsparciem zostają objęci samozatrudnieni. Mówimy tu o mikroprzedsiębiorcach, którzy nie zatrudniają pracowników, a sami są dla siebie szefami. Dlaczego to takie ważne dla powiatu pleszewskiego? Ponieważ, o czym już wspominałem, mamy mnóstwo fachowców, którzy prowadzą jednoosobowe działalności.
Co będzie największym wyzwaniem dla lokalnego rynku pracy w najbliższych latach? Czy czekają nas spokojne czasy, czy raczej kolejna rewolucja?
Żyjemy w czasach, w których jedyną stałą jest zmiana. Największym znakiem zapytania jest dziś bez wątpienia sztuczna inteligencja (AI). Kluczowe pytanie brzmi: czy czeka nas ewolucja, czy gwałtowna rewolucja? Jeśli zmiany będą zachodzić stopniowo, rynek sam się wyreguluje, a pracownicy zdążą się zaadaptować. Jeśli jednak nastąpi nagły przełom i całe profesje z dnia na dzień staną się zbędne na rzecz zawodów, których dziś jeszcze nawet nie potrafimy nazwać, możemy spodziewać się potężnego tąpnięcia. Musimy być na to gotowi jako instytucja, która przeprowadzi ludzi przez ten proces przekwalifikowania. Kolejną kwestią jest cykl koniunkturalny. Od kilku lat niezmiennie mówimy o „rynku pracownika”. Mimo pewnych wahań, które obserwujemy chociażby w branży budowlanej, to wciąż kandydaci dyktują warunki. Musimy jednak mieć świadomość, że każda koniunktura ma swoje maksimum. W którymś momencie ten trend zacznie się odwracać. Czy stanie się to za rok, dwa, czy za pięć lat? Trudno dziś o jednoznaczną prognozę, ale naszym zadaniem jest budowanie takiego systemu wsparcia, który wytrzyma moment, gdy to pracodawcy znów będą górą. Ogromnym wyzwaniem jest stworzenie doradztwa zawodowego „szytego na miarę”.
Co pan ma na myśli mówiąc o doradztwie zawodowym „szytym na miarę”?
Chodzi o wsparcie precyzyjnie dopasowane do potrzeb konkretnej osoby, ale przy jej aktywnym udziale. Chcemy, aby nasi klienci zrozumieli, że jesteśmy tu po to, by im realnie pomóc, a nie po to, by ich do czegokolwiek zmuszać. Aktywizacja „na siłę” nigdy nie przynosi trwałych efektów. Dlatego właśnie tak mocno stawiamy na działania promocyjne, konkursy, targi pracy i dni pracodawców. Budowanie relacji i zaufania to proces, który zaczyna się już w szkole, na targach czy podczas spotkań z przedsiębiorcami. Tylko w ten sposób możemy skutecznie reagować na to, co dzieje się na rynku. Jeśli będziemy zamknięci w czterech ścianach budynku przy ul. Wyspiańskiego, przegapimy moment, w którym świat zacznie biec w inną stronę. Moim celem jest, aby PUP był nowoczesnym partnerem dla naszych mieszkańców – osób poszukujących swojej drogi na rynku pracy, jak i przedsiębiorców i pracodawców. Partnerem, który nie tylko wypłaca świadczenia, ale przede wszystkim inspiruje do rozwoju i daje narzędzia, by ten rozwój był możliwy.
