Zakładanie, rejestracja i specyfika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W obrocie gospodarczym jedną z najczęściej spotykanych form prawnych prowadzenia przedsiębiorstwa, poza indywidualną działalnością gospodarczą, jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (w skrócie spółka z o.o.). Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką handlową, o kapitałowym charakterze, mającą osobowość prawną, działającą w oparciu o kapitał zakładowy podzielony na udziały. Uregulowana została w przepisach Kodeksu spółek handlowych.
Spółka z o.o. może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, czyli niekoniecznie w celu zarobkowym. Co do zasady jednak celem spółki z o.o. jest prowadzenie działalności gospodarczej. Należy przy tym pamiętać, iż niektóre rodzaje działalności gospodarczej nie mogą być prowadzone w formie spółki z o.o., np. działalność bankowa, czy ubezpieczeniowa.

Minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. powinien wynosić co najmniej 50.000,00 zł, chociaż w projekcie przyjętym dnia 22 kwietnia 2008 roku przez Radę Ministrów dotyczącym nowelizacji Kodeksu spółek handlowych zaproponowano obniżenie kapitału zakładowego w spółkach z o.o. do 5.000,00 zł, argumentując to dążeniem do upowszechnienia tej formy prowadzenia przedsiębiorstwa. Kapitał zakładowy w spółce z o.o. dzieli się udziały o równej bądź nierównej wartości nominalnej, jednakże nie niższej niż 50,00 zł. Jeżeli umowa spółki przewiduje, że wspólnik może mieć większą liczbę udziałów, wówczas wszystkie udziały są równe i niepodzielne. Jeżeli natomiast umowa spółki zakłada, iż wspólnik może objąć tylko jeden udział, wtedy udziały mogą być o nierównej wartości. Udziały obejmowane przez wspólników sp. z o.o. mogą być pokryte zarówno poprzez wkłady pieniężne, jak i niepieniężne (aport), jak np. samochód, nieruchomość, sprzęt komputerowy itp. Jednak w przypadku wniesienia aportu w umowie spółki należy precyzyjnie określić jego wartość.

Wspólnikiem spółki z o.o. może być każda osoba fizyczna lub prawna, a ponadto jednostka organizacyjna mająca zdolność prawną, a więc również osobowa spółka handlowa (spółka jawna, partnerska, komandytowa, czy komandytowo – akcyjna). Natomiast wspólnikiem spółki z o.o. nie może być np. spółka cywilna. Cechą charakterystyczną spółki z o.o., decydującą o jej specyfice jest wyłączenie odpowiedzialności wspólników za zobowiązania spółki. Za swoje zobowiązania spółka odpowiada bez ograniczeń, całym swoim majątkiem. Majątek ten stanowią przede wszystkim wniesione przez wspólników wkłady. Zatem wspólnicy w przypadku zobowiązań spółki ponoszą jedynie ryzyko utraty środków / wkładów pieniężnych lub niepieniężnych wniesionych do spółki. Zakładając spółkę z o.o. oraz powołując członków zarządu, należy pamiętać, iż na art. 299 Kodeksu spółek handlowych przewiduje odpowiedzialność członków zarządu spółki w przypadku, gdy egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. W tej sytuacji członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność solidarną. Członek zarządu może się jednak uwolnić od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody.

Utworzenie spółki z o.o. odbywa się w kilku etapach. Najważniejszym dokumentem dla powstania spółki jest umowa spółki (w przypadku zawiązania spółki jednoosobowej jest to akt założycielski), która reguluje m.in. przedmiot działalności spółki, kwestie dotyczące kapitału zakładowego, rozporządzania udziałami, organy spółki, obowiązki wspólników itp. Umowę spółki z o.o. wspólnicy zawierają w formie aktu notarialnego. Z chwilą zawarcia umowy spółki z o.o. powstaje spółka z o.o. w organizacji. Spółka kapitałowa w organizacji, a zatem jeszcze przed jej zarejestrowaniem w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego może m.in. we własnym imieniu nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywaną. Kolejnym etapem utworzenia spółki jest ustanowienie zarządu, czyli organu, który prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Trzecim etapem jest wniesienie wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego. Następnie spółkę należy zgłosić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wpis do rejestru przedsiębiorców. Do wniosku o rejestrację spółki należy załączyć umowę spółki z o.o., oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości pokryte, jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego. Jednocześnie ze zgłoszeniem należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Do zgłoszenia spółki oraz zmian składu osobowego zarządu dołączyć należy złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu. Poprzez zarejestrowanie spółka z o.o. w organizacji staje się spółką z o.o. i w tym momencie nabywa osobowość prawną.

Każda spółka z o.o. działa poprzez swoje organy. Obligatoryjnymi organami spółki z o.o. jest zarząd oraz Zgromadzenie Wspólników. Decyzję wspólników w spółce mogą być również powołane tzw. organy kontrolne, tj. rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Mimo, iż to od woli wspólników zależy powołanie powyższych organów, to Kodeks spółek handlowych przewiduje sytuację, w której ich powołanie jest obowiązkowe. Mianowicie w spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000,00 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. O ile umowa spółki nie przewiduje innego rozwiązania, rada nadzorcza lub komisja rewizyjna składa się co najmniej z trzech członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Oczywiście, jeżeli w umowie spółki wspólnicy nie powołają rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej każdemu wspólnikowi służy prawo kontroli spółki, w szczególności dokumentów dotyczących jej działalności.

Najistotniejszym z punktu widzenia codziennej działalności spółki z o.o. organem jest zarząd. Zarząd prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje, składa się z co najmniej jednego członka. Co do zasady członkowie zarządu powoływani są przez wspólników spółki. Wybór członka lub członków zarządu spółki, w szczególności gdy nie są nimi osoby wybrane spośród wspólników, stanowi bardzo ważny element działalności spółki z o.o. To zarząd decyduje o wszelkich bieżących aspektach działalności spółki, podejmuje decyzje, prowadzi jej sprawy, reprezentuje spółkę, zaciąga zobowiązania. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem. Umowa spółki może jednak przewidzieć, iż np. każdy członek zarządu może składać oświadczenia woli oraz spółkę reprezentować pojedynczo.

Drugim obowiązkowym organem w spółce z o.o. jest zgromadzenie wspólników. Uchwały zgromadzenia wspólników podejmowane są w najważniejszych sprawach dotyczących spółki, w tym m.in.: rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki, sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy oraz udzielenia absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków, nabycia i zbycia nieruchomości, czy zmiany umowy spółki. Uchwały zgromadzenia wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy Kodeksu spółek handlowych lub umowa spółki nie stanowią inaczej.

Niniejsza publikacja ze względu na niezwykle rozbudowaną regulację dotyczącą zakładania, rejestracji, czy też funkcjonowania spółki z o.o. zawiera jedynie szczątkowy i ogólny jej zarys. Przy tworzeniu umowy spółki z o.o., w szczególności w sytuacji, w której zakłada się udział w spółce kilkunastu lub kilkudziesięciu wspólników, należy pamiętać, że każde jej postanowienie dotyczące obejmowanych przez wspólników udziałów, większości głosów przy podejmowaniu uchwał na zgromadzeniu wspólników, czy kompetencji organów spółki ma niezwykle doniosłe znaczenie w trakcie jej późniejszego funkcjonowania.

Prawnicy Wielkopolskiej Grupy Prawniczej

Paweł Sendrowski, Mikołaj Maźwa
(0-61) 8501 233 lub 0 501 263 151