Kwestii związanych z funkcjonowaniem wspólnot mieszkaniowych jest bardzo dużo. I są one niezwykle ważne, bo wpływają na codzienne funkcjonowanie sporej grupy mieszkańców powiatu pleszewskiego. Dlatego też w cyklu porad pleszewskiej spółki gminnej prezes – Artur Stańczyk – wyjaśnia różne zagadnienia – choćby zasady rozliczania mediów (woda, ogrzewanie, śmieci), remonty w mieszkaniach i w częściach wspólnych.
Porusza takie zagadnienia jak samowola na klatce schodowej, wolność we własnym mieszkaniu. Omawia zasady korzystania z piwnic, parkowania na drogach wewnętrznych. W pierwszej części przedstawił szeroko fundusz remontowy. Dziś koszty utrzymania nieruchomości – czyli wszystko o optymalizacji.
Wysokie koszty utrzymania nieruchomości nie muszą być codziennością. Dobrze zarządzana wspólnota mieszkaniowa potrafi wygenerować spore oszczędności bez rezygnacji z komfortu i bezpieczeństwa mieszkańców. Jednak, aby mówić o optymalizacji musimy najpierw ustalić, kto w danej wspólnocie mieszkaniowej może podejmować decyzje zmierzające do ograniczania kosztów. W praktyce funkcjonują dwa modele.
Pierwszy z nich to zarząd właścicielski wspierany przez administratora
W tym modelu podstawą funkcjonowania zarządu wspólnoty mieszkaniowej jest art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali. Właściciele, uchwałą wspólnoty, powołują zarząd składający się z osób fizycznych. Zarząd ten może być wspierany przez zewnętrzny podmiot, który przyjęło się nazywać administratorem.
To rozwiązanie powoduje, że sprawczą rolę we wspólnocie mają jej członkowie (właściciele lokali), a w ich imieniu działa zarząd. Zarząd może i powinien brać aktywny udział w wyborze wykonawców usług i dostawców. Zarząd może nawet wskazywać podmioty, z którymi chce nawiązać współpracę.
Administrator może być doradcą zarządu. Wykonuje jego wolę i wolę właścicieli wyrażoną uchwałami. Jeżeli przewiduje to zawarta umowa, to można mu zlecać przeprowadzenie zapytań ofertowych i przetargów (w imieniu wspólnoty i na jej rzecz).
Procedura wyboru wykonawców obejmuje często konsultacje z wszystkimi właścicielami, co wydłuża proces decyzyjny. Daje jednak właścicielom poczucie sprawczości i współodpowiedzialności za podejmowane decyzje.
Drugi, to zarząd powierzony
W tym modelu zarząd powoływany jest przez wspólnotę mieszkaniową na podstawie uchwały protokołowanej przez notariusza. Zarząd pełni jednocześnie rolę zarządcy i wpisywany jest do księgi wieczystej nieruchomości. Dzieje się to na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali.
Zarządca, któremu zarząd powierzono z reguły traktuje większość czynności jako czynności zwykłego zarządu. Nie ma obowiązku konsultowania decyzji o wyborze i zatrudnianiu wykonawców z właścicielami. Często opiera się na zamkniętym kręgu podmiotów, z którymi współpracuje od lat.
Jednocześnie na takim profesjonalnym zarządcy spoczywa obowiązek prowadzenia na bieżąco analizy kosztów, dbania o stan techniczny instalacji i stałego monitorowania ich pod kątem ewentualnych ubytków i strat. Jeżeli więc decyduje samodzielnie o wydatkowaniu środków, to może także zlecić „na zewnątrz” te czynności, na koszt wspólnoty.
Zarządca, któremu zarząd powierzono może działać szybko, przez co bardziej widoczna jest jego sprawczość, zwłaszcza gdy konieczne jest pilne działanie. Może to jednak powodować niepokój lub frustrację właścicieli, kiedy jedynym sposobem ograniczenia jego uprawnień jest podejmowanie uchwał.
Istotne są nie tylko koszty uwidocznione w sprawozdaniach finansowych, ale także wzrost wartości nieruchomości w czasie. Tego drugiego nie osiągniemy zlecając usługi przypadkowym wykonawcom, tylko dlatego, że oferowali o ułamek niższą cenę.
Dwie perspektywy
Przechodząc do meritum, każdemu zarządowi wspólnoty i właścicielowi lokalu proponuję zawsze spojrzenie na finanse w dwóch aspektach. Istotne są nie tylko koszty uwidocznione w sprawozdaniach finansowych, ale także wzrost wartości nieruchomości w czasie. Tego drugiego nie osiągniemy zlecając usługi przypadkowym wykonawcom, tylko dlatego, że oferowali o ułamek niższą cenę.
Doświadczenie uczy także, że cięcie kosztów na ślepo - przysłowiową brzytwą, także bywa przeciwskuteczne. Znam zarządy, które skuszone perspektywą oszczędności kilkudziesięciu złotych miesięcznie doprowadziły do utraty relacji biznesowej ze sprawdzonym wykonawcą, a następnie musiały go zastąpić kimś droższym. W długim horyzoncie czasowym, a taki musimy przyjmować dla nieruchomości mieszkaniowych, które często są starsze niż większość żyjących ludzi i będą trwać jeszcze po naszej śmierci, relacje z mieszkańcami i jakość świadczonych usług, są ważniejsze niż jednorazowa oszczędność. Jest to szczególnie aktualne na naszym rynku, gdzie wszyscy się znają.
Dodatkowo pleszewski rynek usług budowlanych jest rynkiem wykonawców, to znaczy że to oni dyktują warunki, wybierają zlecenia i wyznaczają ceny, a wspólnoty mieszkaniowe (zwłaszcza przy małych zleceniach) mają bardzo ograniczoną pozycję negocjacyjną.
Mądra wspólnota, niższe koszty
Jeśli zaś chodzi o konkretne rozwiązania, to proponuję przeanalizować katalog kosztów występujących we wspólnocie. Każda wspólnota jest inna i katalog ten może diametralnie się różnić. Nie ma w tym nic dziwnego i często porównywanie finansów różnych wspólnot prowadzi do fałszywych wniosków. Warto wyłonić trzy najwyższe pozycje kosztowe i przeanalizować, czy w ramach zawartych umów wspólnota dostaje to, za co płaci.
Może jest pole do renegocjacji warunków tych umów? Może ktoś z zewnątrz będzie miał świeże spojrzenie na te umowy i finanse wspólnoty? Może pewne procesy można przeanalizować na przestrzeni lat ubiegłych, a inne obserwować przez kilka – kilkanaście miesięcy, przed podjęciem decyzji?
Powyższe jest rolą zarządu albo zarządcy, któremu zarząd powierzono. Zadania te nie powinny być zlecane administratorowi, a przynajmniej ja nie znam umowy o administrowanie, w której wynagrodzenie obejmowałoby dokonywanie analiz kosztów na polecenie zarządu wspólnoty.
Komentarze (0)